डेटा एक्सपोर्ट क्यों करें
किसी एक ऑर्डर को संभालने के लिए शॉप का डैशबोर्ड सही जगह है। लेकिन महीने भर का हिसाब रखने, टैक्स रिटर्न तैयार करने या सप्लायर से बात करने के लिए स्प्रेडशीट काम आती है। डेटा एक्सपोर्ट करने से आपको उसकी एक कॉपी ऐसे फ़ॉर्मैट में मिलती है, जिसे हर स्प्रेडशीट में खोला जा सकता है।
ऑर्डर एक्सपोर्ट करना
हर महीने के अंत में ऑर्डर को CSV फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें और अपने रिकॉर्ड के साथ रखें। हर पंक्ति में एक ऑर्डर होता है, जिससे आप कुल बिक्री का हिसाब लगा सकते हैं, देख सकते हैं कि कौन से प्रोडक्ट सबसे ज़्यादा बिके और जाँच सकते हैं कि किन ऑर्डर का भुगतान ऑनलाइन हुआ और किनका चैट में तय किए गए तरीके से हुआ। अगर आप किसी अकाउंटेंट के साथ काम करते हैं, तो उन्हें यही फ़ाइल चाहिए होगी।
प्रोडक्ट एक्सपोर्ट करना
प्रोडक्ट एक्सपोर्ट फ़ाइल में आपके कैटलॉग के सभी प्रोडक्ट की सूची होती है। यह स्टॉक गिनने, कीमतों की समीक्षा करने या बड़े बदलाव करने से पहले बैकअप लेने के काम आती है। इसे कीमत या कैटेगरी के हिसाब से क्रम में लगाएँ, तो कमियाँ साफ़ नज़र आने लगती हैं।
CSV से प्रोडक्ट वापस इम्पोर्ट करना
इसी फ़ॉर्मैट में डेटा वापस इम्पोर्ट भी किया जा सकता है। आप Excel या Google Sheets से सेव की गई CSV फ़ाइल से प्रोडक्ट इम्पोर्ट कर सकते हैं। डैशबोर्ड में एक टेम्पलेट मिलता है, कुछ भी सेव होने से पहले प्रीव्यू दिखता है और हर समस्या के साथ उसकी पंक्ति का नंबर बताया जाता है। जब तक फ़ाइल में त्रुटियाँ हैं, कुछ भी सेव नहीं होता।
जिस पंक्ति का SKU पहले से मौजूद है, उससे संबंधित प्रोडक्ट अपडेट होता है और बाकी हर पंक्ति से नया प्रोडक्ट जुड़ता है। इससे एक साथ कई कीमतें बदलना आसान हो जाता है: प्रोडक्ट एक्सपोर्ट करें, स्प्रेडशीट में कीमतें बदलें और फ़ाइल वापस इम्पोर्ट कर दें। एक फ़ाइल में अधिकतम 2,000 पंक्तियाँ हो सकती हैं और आपके प्लान में प्रोडक्ट की संख्या की सीमा भी लागू रहती है।
हर महीने के लिए एक आसान प्रक्रिया
- पिछले महीने के ऑर्डर एक्सपोर्ट करें और फ़ाइल के नाम में महीना लिखकर उसे सेव करें।
- प्रोडक्ट एक्सपोर्ट करें और उनकी कीमतें व विवरण जाँचें।
- स्प्रेडशीट में ज़रूरी बदलाव करें।
- प्रोडक्ट की फ़ाइल वापस इम्पोर्ट करें और सेव करने से पहले प्रीव्यू देख लें।
हर महीने पंद्रह मिनट देने से आपके रिकॉर्ड व्यवस्थित और कैटलॉग अपडेट रहते हैं।